職場ミーティング（組織長向け）

職場ミーティングとは

職場ミーティングとは、自組織のサーベイ結果をもとに自組織の課題や挙げられた課題に対する打ち手を、メンバーと会話する機会のことです。

Point
職場ミーティングは準備が肝心です。準備をせずに場当たり的に臨んでしまうことはメンバーの混乱を招き、双方にとって残念な時間となってしまいます。

本記事では、職場ミーティングに向けた組織長の事前準備のポイントを4つのステップでご紹介します。

職場ミーティングの効果

①組織課題の早期発見

サーベイ結果をもとに対話をすることで、メンバーが日常業務やチーム内で抱えている課題を共有しやすくなります。

②組織の方向性や目標の共有

組織の戦略やビジョンを明確に伝えるための重要な場にもなります。メンバーは自分たちの役割を理解し、一致団結して行動することができます。

③組織文化の強化

サーベイ結果から、自組織の《特性》や《強み》を把握することが可能です。それらをメンバーと共有し価値観を確認することで、自組織へのロイヤリティが向上します。

職場ミーティングの準備　4STEP

以下４つのステップに沿って事前準備を進めましょう。

STEP1_職場ミーティングのゴールを設定する

まずはミーティングのゴールを設定しましょう。

• サーベイ結果はあくまでもデータであり、結果の活用は組織長次第です。
• メンバー同士の本音や思いを吐露、共有する場にするか、解決策、ネクストアクションを決める場にするかなど、職場ミーティングのゴールは様々なものを設定できます。
• どのような組織を目指したいかなど、ご自身の組織マネジメント方針に照らして職場ミーティングをどんな場にしたいか考えてみましょう。

STEP2_職場ミーティング当日の運営を想定する

設定したゴールに向けてどう進めていくか大まかな流れを想定しましょう。進め方を準備しておくことで、当日場合たり的になってしまうことを防げます。

・必要な資料を用意しましょう。

・話す順序やアジェンダを整理しましょう。

・結果を見た感想や課題、想定する打ち手をメンバーに伝えましょう。
この時、組織長自身の思いを伝えることが重要です。また、観点の整理にはワークシートの活用も有効です。

・組織長の話やサーベイ結果の感想を聞いてみましょう。発言しやすい雰囲気づくりや、話を聞こうとする姿勢がポイントです。すべてのメンバーに事前にサーベイ結果を共有し、感想を考えてきてもらうと良いでしょう。

・組織長がファシリテーションをすることが多いですが、場合によっては人事など外部の方が入る方が意見が出やすいことがあります。どのように運営するか迷った場合は、人事に相談してみましょう。

参考：ワークシート

参考：ワークシートの記入例

参考：打ち手のヒント集（組織長向け）

メンバーの話を聞くポイントとしては以下が挙げられます

問い詰めたり、犯人探しをするような発言はNGです。また、オープンすぎる質問（例えば　「みんなは今後どうしたらよいと思う？」など）は返答に困ってしまうので、観点を絞って聞くことがポイントです。

STEP3_職場ミーティングにおけるメンバーの役割を考える

誰にどんな役割を担ってもらうか想定しましょう　

• 当日、急に発言を求めてもなかなか意見が出てこないかもしれません。
• メンバーの中で誰が最初に口火を切ってくれるか、どのタイミングで誰に話を振るかなど、あらかじめ想定しておきましょう。
• ベテランのメンバーなど、発言力の強いメンバーに対しては当日の進め方を先に共有しておくことも有効です。
• メンバーの人数が多い場合は、メンバー同士でサーベイ結果に対する感想を共有する場を作ることも有効です。

STEP4_当日に向けてメンバーに事前に広報する

事前にメンバーに広報することでメンバーの安心感が高まります。

• 事前にサーベイ結果を共有する際に、併せて職場ミーティングを行うことも伝えておきましょう。
• サーベイの意義や読み取り方、場のゴールや組織長としてどんな思いで職場ミーティングを行うか、事前に共有しておきましょう。
• もし気になるメンバーがいる場合は事前に声をかけることも大切です。

参考：フェーズごとのコンテンツ一覧